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Organiser un séminaire : comment bien s’y prendre ?

Un séminaire a généralement pour objectif de former ou encore d’informer des participants sur des sujets précis. Du fait des nombreuses particularités qu’un tel événement peut avoir, son organisation peut être un peu difficile. Toutefois, lorsqu’on sait s’y prendre en matière de prévision et de planification, on peut très vite y arriver. On vous propose dans cet article les démarches à suivre pour bien organiser un séminaire.

Déterminer les objectifs que vous désirez atteindre

L’une des premières étapes à suivre pour une excellente réalisation de votre séminaire, c’est la définition d’objectifs. Il vous faudra répondre de façon précise à la question du pourquoi ! Autrement dit, pour quelle raison organisez-vous ce séminaire ? Votre objectif peut consister à souder les liens entre participants, effectuer la formation des nouveaux recrus ou simplement communiquer sur l’augmentation des bénéfices de l’entreprise.

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Des objectifs définis à l’avance vous permettront donc de connaître de façon précise ce que vous espérez obtenir comme résultat à la fin de cet événement. C’est en tenant compte de cela que vous pourrez élaborer un plan d’action concret. Vous allez ainsi définir au préalable chacune des étapes du séminaire.

Trouver un lieu adéquat

Le lieu d’organisation de votre séminaire devra être choisi sur la base de plusieurs critères. Le premier d’entre ces critères, c’est la capacité de la salle du séminaire. Cela fait référence au nombre exact de personnes que la salle pourra contenir.

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Le second critère, c’est celui de la localisation. Si votre séminaire est destiné au membre de votre entreprise, la salle choisie devra être dans les environs de cette entreprise. Cette salle devra être également facile d’accès.

Lorsque vous aurez trouvé la bonne salle, il reste important de la visiter. Pour en savoir plus sur les locations de salles, vous pourrez vous faire aider par Aleou.

Définir précisément le nombre de participants

Lorsque vous organisez un séminaire, il faudra prendre en compte divers acteurs. Dans un premier temps, il est important de bien déterminer la cible. Au-delà de cette cible, il faudra également penser aux intervenants.

À cet effet, une fois que les objectifs sont définis un peu plus tôt, vous pourrez choisir plusieurs intervenants qui s’assureront de passer le message adéquat. Ceci, tout en étant cohérent dans la façon de faire.

Effectuer des prévisions au niveau du budget

Une fois que vous aurez défini le plan d’organisation du séminaire, il est intéressant que vous sachiez la façon dont les ressources disponibles seront employées. C’est là que vous devrez vous intéresser aux diverses prévisions budgétaires. Vous devrez ainsi définir chaque poste de dépense en détail, tout en prévoyant une certaine marge d’erreur.

Choisir la date idéale

Il est temps que vous fixiez la date qui convient pour votre séminaire. Pour ce faire, il est important de bien étudier les différentes options de date. Vous devrez veiller au choix d’une date à laquelle la majorité des invités pourront être disponibles. Par conséquent, vous devrez éviter les moments durant lesquels vos invités pourraient être en vacances ou occupés d’une façon ou d’une autre.

Définir les objectifs et le programme de votre séminaire

Définir les objectifs de votre séminaire est une étape cruciale dans l’organisation d’un événement réussi. Cela vous permettra de choisir le thème et les sujets à aborder lors des sessions, ainsi que la nature du contenu qui sera présenté. On doit faire en sorte que les objectifs soient clairement énoncés et compris par tous.

Une fois vos objectifs bien définis, vous pouvez passer à l’étape suivante : élaborer un programme adapté à ces derniers. Le choix des intervenants doit être en adéquation avec le thème choisi pour votre séminaire et leur intervention devra être programmée selon leur spécialité respective.

Le programme doit aussi prendre en compte la durée totale de votre événement ainsi que sa structure globale, c’est-à-dire combien de temps seront consacrés aux plages horaires tels que les pauses café ou déjeuner. Prenez garde à ne pas surcharger le programme afin d’éviter tout stress inutile chez vos participants.

Tout au long du processus de planification, pensez à bien avoir un dialogue permanent avec tous les acteurs concernés (intervenants, organisateurs…) pour s’assurer qu’ils sont pleinement investis dans cet événement.

Définir précisément ses objectifs avant toute chose permettra ensuite une grande fluidité dans la construction du reste du projet et notamment celle autour du planning tandis qu’une collaboration constante entre tous garantira la meilleure qualité possible. Pour plus d’informations sur l’organisation d’un séminaire réussi, consultez notre article dédié.

Gérer le budget et les prestataires nécessaires

La gestion du budget est une étape cruciale dans l’organisation d’un séminaire. Avec un budget bien défini, vous pourrez décider des prestataires à engager et des dépenses liées aux différents aspects de votre événement. Vous devez planifier les coûts dès le début et en tenir compte tout au long du processus.

Vous devez dresser une liste complète des fournisseurs nécessaires afin de satisfaire toutes vos demandes en termes logistiques et matériels (location de salle ou équipements audiovisuels). Vous devez rechercher les meilleurs prestataires qui possèdent un niveau élevé de professionnalisme car ils seront responsables d’une partie importante du succès global du séminaire.

Pour choisir les bons fournisseurs, il peut être utile de consulter des références auprès d’autres entreprises ayant organisé ce type d’événement similaire ainsi que leurs retours concernant la qualité des services proposés par ces derniers. Une autre option consiste à solliciter directement les prestataires eux-mêmes pour obtenir leur portfolio clients.

Veillez aussi à négocier avec chaque intervenant pour obtenir le meilleur tarif possible sans sacrifier la qualité. Il peut être judicieux de prévoir certains post-budgets tels que ceux destinés aux imprévus afin qu’ils ne compromettent pas la bonne marche globale du projet.

Une organisation rigoureuse et minutieuse sera clé dans l’élaboration réussie d’un budget, ainsi qu’une analyse poussée sur chacune des interventions prévues durant l’événement. Pour plus d’informations sur l’organisation et la gestion de budget pour votre séminaire, consultez notre article dédié.