Organiser un séminaire : comment bien s’y prendre ?


Un séminaire a généralement pour objectif de former ou encore d’informer des participants sur des sujets précis. Du fait des nombreuses particularités qu’un tel événement peut avoir, son organisation peut être un peu difficile. Toutefois, lorsqu’on sait s’y prendre en matière de prévision et de planification, on peut très vite y arriver. On vous propose dans cet article les démarches à suivre pour bien organiser un séminaire.

Déterminer les objectifs que vous désirez atteindre

L’une des premières étapes à suivre pour une excellente réalisation de votre séminaire, c’est la définition d’objectifs. Il vous faudra répondre de façon précise à la question du pourquoi ! Autrement dit, pour quelle raison organisez-vous ce séminaire ? Votre objectif peut consister à souder les liens entre participants, effectuer la formation des nouveaux recrus ou simplement communiquer sur l’augmentation des bénéfices de l’entreprise.

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Des objectifs définis à l’avance vous permettront donc de connaître de façon précise ce que vous espérez obtenir comme résultat à la fin de cet événement. C’est en tenant compte de cela que vous pourrez élaborer un plan d’action concret. Vous allez ainsi définir au préalable chacune des étapes du séminaire.

Trouver un lieu adéquat

Le lieu d’organisation de votre séminaire devra être choisi sur la base de plusieurs critères. Le premier d’entre ces critères, c’est la capacité de la salle du séminaire. Cela fait référence au nombre exact de personnes que la salle pourra contenir.

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Le second critère, c’est celui de la localisation. Si votre séminaire est destiné au membre de votre entreprise, la salle choisie devra être dans les environs de cette entreprise. Cette salle devra être également facile d’accès.

Lorsque vous aurez trouvé la bonne salle, il reste important de la visiter. Pour en savoir plus sur les locations de salles, vous pourrez vous faire aider par Aleou.

Définir précisément le nombre de participants

Lorsque vous organisez un séminaire, il faudra prendre en compte divers acteurs. Dans un premier temps, il est important de bien déterminer la cible. Au-delà de cette cible, il faudra également penser aux intervenants.

À cet effet, une fois que les objectifs sont définis un peu plus tôt, vous pourrez choisir plusieurs intervenants qui s’assureront de passer le message adéquat. Ceci, tout en étant cohérent dans la façon de faire.

Effectuer des prévisions au niveau du budget

Une fois que vous aurez défini le plan d’organisation du séminaire, il est intéressant que vous sachiez la façon dont les ressources disponibles seront employées. C’est là que vous devrez vous intéresser aux diverses prévisions budgétaires. Vous devrez ainsi définir chaque poste de dépense en détail, tout en prévoyant une certaine marge d’erreur.

Choisir la date idéale

Il est temps que vous fixiez la date qui convient pour votre séminaire. Pour ce faire, il est important de bien étudier les différentes options de date. Vous devrez veiller au choix d’une date à laquelle la majorité des invités pourront être disponibles. Par conséquent, vous devrez éviter les moments durant lesquels vos invités pourraient être en vacances ou occupés d’une façon ou d’une autre.