La gestion des plannings des salariés est au cœur des tâches de management de toute société qui doit gérer des heures de travail variables. Les managers savent à quel point la planification des plannings peut être compliquée. Pourtant, avec tous les logiciels performants qui existent sur le marché, elle ne devrait pas l’être. Voyez pourquoi vous devriez délaisser votre fichier Excel pour un logiciel de gestion des plannings.
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La connectivité : un incontournable
Une des plus grandes difficultés pour les managers qui travaillent avec un fichier Excel est l’impossibilité de le mettre à jour rapidement et facilement. Lorsque des changements doivent être apportés au planning original, le manager doit envoyer la nouvelle version à tous ses salariés. Cette situation provoque souvent des malentendus. Il devient aussi difficile de savoir si tous ont consulté la version la plus à jour.
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Avec un logiciel de planning, les salariés ont accès à leur emploi du temps directement sur leur smartphone ou leur ordinateur. Lorsque les managers doivent effectuer des changements, les salariés concernés reçoivent une alerte. Grâce à la confirmation de lecture, les gestionnaires sont certains que leur équipe a vu les modifications. Les meilleurs logiciels identifient même les erreurs potentielles ce qui permet de diminuer le risque d’erreur.
Les logiciels de plannings facilitent la vie des managers
La gestion des plannings nécessite de prendre en compte une multitude d’information : disponibilités des salariés, demandes de congé, coût de la main-d’œuvre, achalandage, charge de travail à accomplir, et bien plus. Regrouper tout cela dans un seul fichier Excel est presque impossible. C’est pourquoi les logiciels de plannings sont un incontournable pour les entreprises modernes.
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Les logiciels permettent d’automatiser plusieurs tâches répétitives afin de simplifier la vie des managers. Ces derniers ont donc plus temps à consacrer à leurs employés ou à leurs autres tâches de gestion. Les salariés sont aussi responsables d’envoyer leurs demandes de congés et leurs changements d’emploi du temps. Selon le degré de liberté accordé par le manager, ils peuvent aussi s’échanger des shifts entre eux facilement.
Grâce aux outils de communication intégrés dans les logiciels, les managers peuvent échanger par chat en temps réel avec les membres de leurs équipes. Ils peuvent donc leur envoyer des messages importants et communiquer rapidement avec eux. Cela permet aussi de tracer une ligne plus claire entre vie privée et vie professionnelle.
Les bons outils permettent d’économiser
La gestion des coûts de main-d’œuvre peut être une tâche difficile sans les bons outils. Pourtant, elle revêt une importance primordiale dans la gestion de n’importe quelle société. C’est pourquoi les logiciels de planning permettent de le faire facilement. Les managers peuvent donc surveiller leurs objectifs et voir s’ils sont respectés.
Ils peuvent s’ajuster en modifiant le nombre d’employés prévus selon leurs besoins. Ceux qui doivent gérer plusieurs lieux de travail peuvent le faire de manière simultanée grâce aux fonctionnalités des logiciels.
Une bonne planification permet aussi aux managers de mieux répondre à leurs besoins et à ceux de leurs employés. Au bout du compte, une meilleure relation avec les salariés s’installe et cela permet de réduire le taux de roulement.
Le coût du logiciel vous préoccupe? La plupart proposent des plans gratuits qui permettent de tester leurs fonctionnalités. Quoi qu’il en soit, l’efficacité des logiciels vous permettra de rentabiliser leur coût très rapidement.
À qui conviennent les logiciels de planning?
Toutes les entreprises qui doivent gérer plus d’une dizaine d’employés avec des horaires qui varient (jour, soir, nuit, weekend) gagnent à utiliser un logiciel de gestion de planning de travail. Ils conviennent donc à plusieurs industries (pharmacies, commerces de détail, restaurant, etc.). Pas besoin d’être un expert avec la technologie, les logiciels sont conçus pour être utilisés par tout le monde.
