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Pourquoi recourir à un logiciel de gestion des plannings de travail

La gestion des plannings des salariés est au cœur des tâches de management de toute société qui doit gérer des heures de travail variables. Les managers savent à quel point la planification des plannings peut être compliquée. Pourtant, avec tous les logiciels performants qui existent sur le marché, elle ne devrait pas l’être. Voyez pourquoi vous devriez délaisser votre fichier Excel pour un logiciel de gestion des plannings.

La connectivité : un incontournable

Une des plus grandes difficultés pour les managers qui travaillent avec un fichier Excel est l’impossibilité de le mettre à jour rapidement et facilement. Lorsque des changements doivent être apportés au planning original, le manager doit envoyer la nouvelle version à tous ses salariés. Cette situation provoque souvent des malentendus. Il devient aussi difficile de savoir si tous ont consulté la version la plus à jour.

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Avec un logiciel de planning, les salariés ont accès à leur emploi du temps directement sur leur smartphone ou leur ordinateur. Lorsque les managers doivent effectuer des changements, les salariés concernés reçoivent une alerte. Grâce à la confirmation de lecture, les gestionnaires sont certains que leur équipe a vu les modifications. Les meilleurs logiciels identifient même les erreurs potentielles ce qui permet de diminuer le risque d’erreur.

Les logiciels de plannings facilitent la vie des managers

La gestion des plannings nécessite de prendre en compte une multitude d’information : disponibilités des salariés, demandes de congé, coût de la main-d’œuvre, achalandage, charge de travail à accomplir, et bien plus. Regrouper tout cela dans un seul fichier Excel est presque impossible. C’est pourquoi les logiciels de plannings sont un incontournable pour les entreprises modernes.

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Les logiciels permettent d’automatiser plusieurs tâches répétitives afin de simplifier la vie des managers. Ces derniers ont donc plus temps à consacrer à leurs employés ou à leurs autres tâches de gestion. Les salariés sont aussi responsables d’envoyer leurs demandes de congés et leurs changements d’emploi du temps. Selon le degré de liberté accordé par le manager, ils peuvent aussi s’échanger des shifts entre eux facilement.

Grâce aux outils de communication intégrés dans les logiciels, les managers peuvent échanger par chat en temps réel avec les membres de leurs équipes. Ils peuvent donc leur envoyer des messages importants et communiquer rapidement avec eux. Cela permet aussi de tracer une ligne plus claire entre vie privée et vie professionnelle.

Les bons outils permettent d’économiser

La gestion des coûts de main-d’œuvre peut être une tâche difficile sans les bons outils. Pourtant, elle revêt une importance primordiale dans la gestion de n’importe quelle société. C’est pourquoi les logiciels de planning permettent de le faire facilement. Les managers peuvent donc surveiller leurs objectifs et voir s’ils sont respectés.

Ils peuvent s’ajuster en modifiant le nombre d’employés prévus selon leurs besoins. Ceux qui doivent gérer plusieurs lieux de travail peuvent le faire de manière simultanée grâce aux fonctionnalités des logiciels.

Une bonne planification permet aussi aux managers de mieux répondre à leurs besoins et à ceux de leurs employés. Au bout du compte, une meilleure relation avec les salariés s’installe et cela permet de réduire le taux de roulement.

Le coût du logiciel vous préoccupe? La plupart proposent des plans gratuits qui permettent de tester leurs fonctionnalités. Quoi qu’il en soit, l’efficacité des logiciels vous permettra de rentabiliser leur coût très rapidement.

À qui conviennent les logiciels de planning?

Toutes les entreprises qui doivent gérer plus d’une dizaine d’employés avec des horaires qui varient (jour, soir, nuit, weekend) gagnent à utiliser un logiciel de gestion de planning de travail. Ils conviennent donc à plusieurs industries (pharmacies, commerces de détail, restaurant, etc.). Pas besoin d’être un expert avec la technologie, les logiciels sont conçus pour être utilisés par tout le monde.

La traçabilité : un atout pour la gestion des plannings de travail

En plus de la facilité d’utilisation, les logiciels de gestion des plannings offrent aussi un atout majeur pour les entreprises : la traçabilité. Effectivement, grâce à ces outils informatiques, il est possible d’enregistrer toutes les données relatives aux horaires et aux tâches effectuées par chaque employé.

Cette traçabilité permet une meilleure surveillance du temps de travail et une réduction significative des erreurs ou des fraudes liées au temps passé sur le lieu de travail. Les managers bénéficient ainsi d’une visibilité complète sur ce qui se passe dans leur entreprise en termes d’emploi du temps et peuvent anticiper tout conflit horaire potentiel avant qu’il ne survienne.

Ce niveau élevé de transparence peut aussi aider à garantir que tous les employés sont traités équitablement en matière de répartition du travail et évite toute accusation injuste ou illégale envers l’entreprise concernant la gestion des horaires.

Certains logiciels proposent même une fonctionnalité pour suivre l’état d’avancement des projets afin que chacun soit informé à tout moment si tel projet est retardé ou avance selon le planning prévu. Cela permet une coordination efficace entre les différentes parties prenantes impliquées dans un projet complexe.

Recourir à un logiciel spécialisé dans la gestion des plannings présente plusieurs avantages pour les entreprises : gain de temps considérable lors du traitement manuel, diminution voire suppression totale des erreurs humaines, suivi précis et clair du nombre total d’heures travaillées par chaque employé, etc. Les entreprises ont tout à gagner en optant pour ces outils informatiques modernes et intuitifs qui leur permettent d’assurer une meilleure planification du travail.

L’optimisation des ressources humaines : un avantage clé des logiciels de gestion des plannings de travail

Les logiciels de gestion des plannings peuvent aussi aider à optimiser la gestion des ressources humaines. En effet, en ayant une vue d’ensemble sur l’emploi du temps de chaque employé, il est possible pour les managers de mieux planifier les tâches et ainsi éviter toute sous-utilisation ou trop grande sollicitation d’un membre particulier de l’équipe. Cela permet une répartition équitable des charges de travail entre tous les membres et assure un meilleur équilibre dans la charge de travail.

Certains logiciels sont capables d’intégrer différents critères tels que le niveau d’expérience ou le nombre total d’heures travaillées par chaque employé pendant la semaine afin que ces paramètres soient pris en compte lors du processus de planification. Cette fonctionnalité permet non seulement une meilleure organisation mais aussi une allocation efficace des compétences disponibles au sein de l’équipe.

Les avantages offerts par ces solutions informatiques ne se limitent pas qu’à l’optimisation de la productivité et des ressources humaines. Les entreprises peuvent aussi profiter pleinement des atouts proposés par ces logiciels pour améliorer leur relation avec leurs clients.

Les fonctionnalités avancées telles que le contrôle automatisé du taux horaire en cas d’heures supplémentaires effectuées ou encore l’ajout rapide et facile d’une note concernant un client font gagner beaucoup plus rapidement du temps aux managers qui ont alors davantage d’attention à porter sur leur clientèle. Cela peut aider à garantir que toutes les factures envoyées comportent toutes les informations nécessaires relatives aux heures travaillées, ce qui améliore la transparence de l’entreprise.

Il est à noter que les logiciels de gestion des plannings sont très efficaces pour réduire le stress inhérent aux tâches administratives liées au travail. Les employés peuvent bénéficier d’un suivi plus précis et sont ainsi moins soumis à une pression liée à la charge de travail. Les managers peuvent quant à eux se concentrer sur leur tâche principale sans être constamment rattrapés par une multitude de détails et par la nécessité d’intervenir en cas d’erreur ou d’imprécision dans les horaires.