La gestion des documents est une partie importante dans la vie organisationnelle de chaque entreprise. Il s’agit d’un travail de longue haleine requérant l’utilisation d’outils particuliers.
Plan de l'article
En quoi consiste la gestion des documents ?
La gestion des documents au sein d’une société consiste en la conception, la production, la diffusion et le suivi de tous documents pouvant attester de ses activités. Cela concerne entre autres les lettres administratives, les circulaires, les papiers transactionnels, les courriers en tout genre, les supports publicitaires et bien plus encore. Certains documents demandent parfois un enrichissement supplémentaire, une personnalisation ou encore la conversion vers un ou plusieurs autres formats. Tout ceci est en fonction des besoins de l’entreprise elle-même.
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Un travail de longue haleine
La gestion des documents regroupe un ensemble considérable de tâches, sans compter la diversité des documents à s’occuper. Plus le nombre d’interlocuteurs est élevé, plus le travail devient plus dur également. Ce tableau dépeint un travail spécialement difficile. Sa multiplicité augmente forcément son coût. Non seulement la gestion documentaire d’entreprise est coûteuse, mais elle est aussi chronophage. Heureusement, les solutions « éditiques » et organisationnelles destinées aux professionnels permettent désormais d’automatiser partiellement ou entièrement toutes ces tâches. Et conséquemment, un processus automatisé signifie un coût réduit.
La solution : la dématérialisation
La dématérialisation semblerait être la solution à tous ces problèmes quant à la gestion de documents. Également connu sous le nom de dématérialisation « numérique » ou « électronique », ce procédé consiste à éliminer le maximum de papier en faveur des données saisies et entrées directement dans un ordinateur et éventuellement envoyées vers un serveur ou une solution de stockage en ligne ou dans les nuages.
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Toutes les entreprises se tournent actuellement vers la dématérialisation. Son premier avantage serait sans doute l’accès facilité aux informations à la fois par les employés de l’entreprise que par ses clients grâce à leur version numérique. Il s’agit aussi d’un outil stratégique permettant la sécurisation des données et la réduction des coûts, notamment en soustrayant la valeur des papiers et leur entreposage.
Les limites de la dématérialisation
Certes, nous pouvons actuellement dématérialiser tous les documents d’une entreprise. Cependant, il est encore impossible d’éliminer à 100 % les paperasses, parce que l’administration peut encore demander les documents dans leur version originelle (en papier). C’est souvent obligatoire pour l’authentification des différents statuts par une entité publique. Cela constitue la seule et unique limite de la dématérialisation jusqu’à présent.
Faire appel à un professionnel
La dématérialisation pourrait se faire en interne via l’embauche d’un archiviste. Toutefois, chacun peut aussi contacter un professionnel pour cette tâche. La performance de son travail est supérieure grâce à l’usage de solutions particulières, d’une équipe compétente et de méthodologies ayant déjà eu des résultats satisfaisants de par le passé. Il est tout à fait possible de contacter un professionnel pour la mise en place d’un système efficace de gestion des documents électroniques également. En effet, ce dispositif simplifierait l’accès, le contrôle et l’usage de chaque document par les collaborateurs et les clients.
