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L’importance de définir les rôles et les responsabilités dans une entreprise

Une multitude de tâches, de jalons, de livrables, d’étapes…font partie intégrante des projets et des processus au sein des entreprises. La définition des rôles et responsabilités de tous les collaborateurs du projet ou du processus est une étape incontournable. Quelle méthode pouvez-vous utiliser et à qui confier cette tâche ?

Le chaos règne là où aucune organisation n’est prévue

Pour mener à bien un projet au sein de l’entreprise, il ne suffit pas de définir clairement les objectifs à atteindre. Tout aussi important, il y a la définition des rôles et responsabilités permettant d’attribuer les tâches et les responsabilités aux bonnes personnes. Sans cette organisation, de nombreuses tâches du projet risquent d’être délaissées, certaines ne seront même pas entamées parce que personne ne s’en sentait responsable.

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Une ou plusieurs tâches en particulier risquent également d’avoir plusieurs responsables. Dans ce cas de figure, c’est le désordre total assuré. Dans la réalisation d’un projet, il existe une certaine hiérarchie des tâches qu’il faut respecter. Une certaine hiérarchie existe également entre les différents collaborateurs du projet. Telle tâche doit être effectuée par telle personne, telle personne doit valider la réalisation de la tâche.

Définir les rôles et les responsabilités avec la matrice RACI

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Que vous soyez le responsable du projet ou en fassiez tout simplement partie, il est important que vous sachiez avec précision les rôles et les responsabilités de tout le monde. La matrice RACI est une matrice simple mais très efficace utilisée par presque toutes les entreprises depuis des années. RACI tient pour Responsible, Accountable, Consulted et Informed.

Si une personne se voit attribuer la lettre R dans la matrice, cela veut dire qu’elle est responsable de la réalisation de la tâche ou de l’activité. Il est à noter que plusieurs personnes peuvent être désignées comme responsables d’une ou de plusieurs tâches. Le A de RACI désigne les personnes responsables de la supervision et de la validation des activités. Ce sont les personnes qui Approuvent le travail.

La lettre C désigne les personnes ou entités qui doivent être consultées avant et pendant la réalisation d’une tâche. Ces personnes sont celles censées apporter les conseils nécessaires en cas de doute et de questionnement à n’importe quelle étape de la réalisation de la tâche. Enfin, la lettre I de RACI désigne les personnes qui doivent être informées de l’état ou de l’avancée de la réalisation des tâches.

Définition des rôles et des responsabilités : l’apanage des professionnels

En théorie, l’établissement d’une matrice RACI n’est pas compliqué en soi. Toutefois, l’identification précise des activités et des tâches doit être menée d’une main de maître. Souvent, cette identification constitue le point faible de l’application de la matrice RACI au sein des entreprises lors de la réalisation d’un projet ou de la définition d’un processus.

La matrice RACI est un outil de gestion qui permet d’attribuer les tâches, les rôles et les responsabilités au sein d’une équipe ou de toute une entreprise. L’entreprise gagne à confier l’élaboration de cette matrice à une équipe experte dans les stratégies d’optimisation organisationnelle des entreprises comme Ad Valoris.